Personen einladen

Für: Inhaber und Mitglieder von Organisationen, die neue Personen in die Organisation holen·Voraussetzung: Der Inhaber der Organisation oder ein Mitglied mit der Berechtigung Benutzer einladen·Screenshots zeigen Beispieldaten

In deine Organisation (dein Unternehmen) im comrce Hub kommt niemand ohne Einladung. Du gibst eine E-Mail-Adresse und eine Rolle ein, und die Einladung geht per E-Mail raus. Die Person nimmt mit einem neuen oder bestehenden Konto an und startet mit den Berechtigungen dieser Rolle.

Bis sie annimmt, bleibt die Einladung in der Liste der offenen Einladungen. Einladen kostet nichts.

Was die Funktion macht

Jedes neue Teammitglied und jede Steuerberatung braucht Zugang zur richtigen Organisation mit den richtigen Berechtigungen. Ohne Einladung kann niemand einer Organisation beitreten.

Eine Einladung ist ein persönlicher Link per E-Mail und sieben Tage gültig. Damit kommt eine E-Mail-Adresse mit der Rolle Mitglied oder Partner in deine Organisation.

• Du wählst die Rolle und damit die Berechtigungen, mit denen die Person startet. In vier Schritten einrichten
• Personen ohne comrce-Hub-Konto registrieren sich auf der Einladungsseite. Personen mit Konto treten mit einem Klick bei und behalten ihre anderen Organisationen. Einladungen aus Sicht der eingeladenen Person
• Offene Einladungen stehen mit ihrem Ablaufdatum in einer Liste. Du kannst sie erneut senden und nach dem Ablauf löschen. Einladungen im Tab Ausstehende Einladungen
• Doppelte Einladungen und Einladungen an bestehende Mitglieder sind nicht möglich. So funktioniert eine Einladung

Jede Einladung steht mit Adresse und Rolle in den Protokollen. Das gilt für das Erstellen, erneute Senden, Löschen und Annehmen. So siehst du jederzeit, wer wen eingeladen hat.

Bevor du beginnst

Voraussetzung	Details
Rolle	Der Inhaber der Organisation oder ein Mitglied mit Benutzer einladen. Diese Berechtigung schaltest du unter Konto›Benutzer › Tab des Mitglieds ein. Keine Voreinstellung enthält sie.
Eine E-Mail-Adresse	Die Adresse, mit der sich die Person anmelden wird
Eine Entscheidung über die Rolle	Mitglied für eigene Mitarbeitende, Partner für externe Partner. Siehe Berechtigungen und Rollen.
Kosten	Keine

Gut zu wissen

Die eingeladene Person braucht vorher kein comrce-Hub-Konto. Ein bestehendes Konto muss auch nicht „frei“ sein, denn ein Konto kann zu mehreren Organisationen gehören.

So funktioniert eine Einladung

Zustand	Was du siehst	Was die Person tun kann
Offen	Unter Ausstehende Einladungen mit Ablaufdatum aufgelistet	Über den Link in der E-Mail annehmen
Abgelaufen	Das Ablaufdatum ist rot, und Löschen erscheint	Nichts. Der Link zeigt Einladung abgelaufen..
Erneut gesendet	Ein neues Ablaufdatum	Nur mit der neuesten E-Mail annehmen
Angenommen	Verschwindet aus den Einladungen. Die Person erscheint im Tab Benutzer als Aktiv.	In der Organisation arbeiten
Gelöscht	Verschwunden. Nur abgelaufene Einladungen lassen sich löschen.	Nichts

Nach welchen Regeln der comrce Hub entscheidet

• Eine offene Einladung pro Adresse und Organisation. Eine neue Einladung wird abgelehnt, solange eine frühere an dieselbe Adresse offen ist. Das gilt auch, wenn sie abgelaufen ist.
• Keine Einladung für bestehende Mitglieder. Gehört die Adresse zu einem aktiven, ausstehenden oder deaktivierten Mitglied, wird sie abgelehnt. Gelöschte ehemalige Mitglieder kannst du erneut einladen.
• Die Rolle steht beim Versand fest. Auch beim erneuten Senden bleibt sie gleich. Ändern kannst du die Rolle nach dem Beitritt im Tab des Mitglieds.
• Die Voreinstellung gilt beim Annehmen. Die Person bekommt genau die Voreinstellung der eingeladenen Rolle. Die Schalter passt du danach an.
• Gelöschte Mitglieder starten neu mit der Voreinstellung. Ihre alten Berechtigungen bekommen sie nicht zurück.

Was keine Einladung bekommt

• Die Rolle Inhaber. Einladungen bieten nur Mitglied und Partner an.
• Eine Adresse mit einer offenen oder abgelaufenen Einladung in deiner Organisation.
• Eine Adresse, die bereits zu einem aktiven, ausstehenden oder deaktivierten Mitglied gehört.

In vier Schritten einrichten

1. Öffne den Tab Benutzer. Gehe zu Konto›Benutzer und klicke auf Neues Mitglied einladen.

   

   Einladungen beginnen in der Benutzerliste. Der Button braucht die Berechtigung zum Einladen.

   Was dieser Screenshot zeigt

   Ansicht

   Benutzer

   Hervorgehoben

   „Neues Mitglied einladen“: öffnet den Dialog zum Einladen

   Außerdem sichtbar

   Link Ausstehende Einladungen; Sieben aktive Mitglieder

   Zweck

   Einstieg zum Einladen

2. Gib die E-Mail-Adresse ein. Trage sie in E-Mail ein.

3. Wähle die Rolle. Behalte Mitglied oder wähle Partner.

4. Sende die Einladung. Klicke auf Einladen. Du siehst Einladung erfolgreich gesendet., und die Einladung erscheint unter Ausstehende Einladungen.

Du holst gleich das ganze Team an Bord? Die passende Reihenfolge zeigt die Anleitung Dein Team hinzufügen und allen die passende Rolle geben.

Jede Einstellung erklärt

Der Einladungsdialog hat zwei Einstellungen. Die E-Mail entscheidet, wer annehmen kann, deshalb steht sie vorn.

E-Mail-Adresse

Wo

Der Dialog Neues Mitglied einladen, Feld E-Mail. Gesendet wird mit Einladen.

Was

Pflichtfeld. Eine gültige E-Mail-Adresse ohne Leerzeichen und ohne Buchstaben mit Akzent wie ä oder é. Meldungen: E-Mail ist erforderlich, Ungültige E-Mail-Adresse und Für diesen Benutzer existiert bereits eine aktive Einladung.

Warum

Die Adresse ist die künftige Anmeldung der Person. Nur wer dieses Postfach liest, kann annehmen.

Empfohlen	Nicht empfohlen
Nutze die Adresse, mit der sich die Person schon anmeldet, wenn sie ein comrce-Hub-Konto hat	Ein gemeinsames Postfach wie info@ einladen, das mehrere Personen lesen
Prüfe die Schreibweise vor dem Senden	Eine zweite Einladung schicken, statt die erste erneut zu senden

Die Einladungs-E-Mail ist sieben Tage gültig.

Was dieser Screenshot zeigt

Ansicht

Benutzer

Hervorgehoben

„Einladen“: verschickt die Einladung

Außerdem sichtbar

E-Mail lukas.zimmermann@example.com; Rolle Mitglied; Button Abbrechen

Zweck

eine Einladung verschicken

Rolle

Wo

Derselbe Dialog, das Feld unter der E-Mail-Adresse. Solange es leer ist, steht dort Rolle auswählen. Voreinstellung: Mitglied.

Was

Mitglied oder Partner. Die Person erhält beim Annehmen die Voreinstellung dieser Rolle.

Warum

Wählst du jetzt die richtige Rolle, passt du später weniger Schalter an.

Wähle Mitglied für dein Team, Partner für Steuerberatung oder Agentur.

Was dieser Screenshot zeigt

Ansicht

Benutzer

Hervorgehoben

„Partner“: wählt die Rolle Partner

Außerdem sichtbar

E-Mail mia.hartmann@example.com; Optionen Partner und Mitglied

Zweck

die Rolle der eingeladenen Person wählen

Einladungen in der Benutzerliste

Anzeige	Bedeutung
Link Ausstehende Einladungen	Öffnet die offenen Einladungen
Stattdessen in Einladungen suchen	Erscheint, wenn eine Suche kein Mitglied findet, und wiederholt sie in den Einladungen
Für diesen Benutzer existiert bereits eine aktive Einladung	Die Adresse ist bereits eingeladen oder Mitglied

Die Prüfung auf Duplikate

Wird eine Einladung abgelehnt, steht die Meldung unter dem E-Mail-Feld. Sende die frühere Einladung erneut oder lösche sie. Oder suche die Person unter den Mitgliedern.

Eine abgelaufene Einladung blockiert weiter eine neue. Lösche sie oder sende sie erneut.

Was dieser Screenshot zeigt

Ansicht

Benutzer

Hervorgehoben

„E-Mail“: zeigt, warum die Einladung abgelehnt wurde

Außerdem sichtbar

Meldung, dass schon eine aktive Einladung existiert; Rolle Mitglied

Zweck

doppelte Einladung

Warum: Bei zwei offenen Links für eine Person wäre unklar, welche Rolle gilt.

Mitglieder und Einladungen durchsuchen

Findet eine Suche im Tab Benutzer niemanden, öffnet Stattdessen in Einladungen suchen die Einladungen mit derselben Suche.

Noch nicht in der Benutzerliste? Die Einladung zeigt, ob und bis wann die Person eingeladen ist.

Was dieser Screenshot zeigt

Ansicht

Ausstehende Einladungen

Hervorgehoben

„Einladungen durchsuchen“: filtert die Einladungen nach E-Mail-Adresse

Außerdem sichtbar

Suchtext lukas; Eine Einladung für lukas.zimmermann@example.com

Zweck

eine Einladung aus der Benutzerliste heraus finden

Warum: Auf die Frage „Ist Lukas schon dabei?“ gibt es zwei Antworten: Mitglied oder eingeladen. Mit einem Klick prüfst du beides.

Einladungen im Tab Ausstehende Einladungen

Wo

Konto›Benutzer › Ausstehende Einladungen. Siehe Ausstehende Einladungen.

Was

Alle offenen Einladungen mit Rolle, Erstellungs- und Ablaufdatum, die neuesten oben und sieben pro Seite. In jeder Zeile gibt es Einladung erneut senden. Bei abgelaufenen Einladungen kommt Löschen dazu.

Warum

Nur hier siehst du eingeladene Personen, bevor sie beitreten.

• Lukas hat die E-Mail nicht bekommen → Einladung erneut senden, und bitte ihn, im Spam nachzusehen.
• Leonies Einladung ist im Urlaub abgelaufen → sende sie erneut, damit sie wieder gilt.
• Felix tritt doch nicht bei → warte den Ablauf ab und lösche die Einladung dann.

Ein rotes Ablaufdatum heißt, der Link funktioniert nicht mehr. Sende die Einladung erneut oder lösche sie.

Was dieser Screenshot zeigt

Ansicht

Ausstehende Einladungen

Hervorgehoben

„leonie.wolf@example.com“: zeigt das abgelaufene Datum in Rot

Außerdem sichtbar

Drei gültige Einladungen; Zwei abgelaufene Einladungen mit Löschen

Zweck

abgelaufene und gültige Einladungen

Erneutes Senden belebt eine abgelaufene Einladung für weitere sieben Tage.

Was dieser Screenshot zeigt

Ansicht

Ausstehende Einladungen

Hervorgehoben

„Ja, erneut senden“: schickt die Einladung neu, wieder sieben Tage gültig

Außerdem sichtbar

Dialog Einladung erneut senden?; Button Abbrechen

Zweck

eine abgelaufene Einladung erneut senden

Erneutes Senden ersetzt den Link

Nach dem erneuten Senden funktioniert nur noch die neueste E-Mail. Sag der Person, dass sie ältere Einladungs-E-Mails ignorieren soll.

Einladungen aus Sicht der eingeladenen Person

Der Link in der E-Mail öffnet die Einladungsseite des comrce Hub. Was die Person sieht, hängt davon ab, ob sie ein Konto hat und angemeldet ist.

Situation	Was die Seite zeigt
Noch kein Konto	Ein Registrierungsformular mit eingetragener, gesperrter E-Mail-Adresse
Konto vorhanden, abgemeldet	Das Anmeldeformular, danach die Karte zum Annehmen
Konto vorhanden, mit dieser Adresse angemeldet	Die Karte Einladung annehmen mit Annehmen und Ablehnen
Mit einer anderen Adresse angemeldet	Die Karte Bitte melde dich ab, die zuerst zum Abmelden auffordert

Neue Personen registrieren sich direkt auf der Einladungsseite. Eine extra E-Mail-Bestätigung entfällt.

Was dieser Screenshot zeigt

Ansicht

Einladung akzeptieren

Hervorgehoben

„Du wurdest eingeladen! Bitte schließe deine Registrierung unten ab.“: erklärt die Registrierung

Außerdem sichtbar

Gesperrtes E-Mail-Feld; Felder für Name und Passwort; Button Weiter

Zweck

eingeladene Person ohne Konto

Neue Konten starten mit bestätigter E-Mail-Adresse. Es folgt also keine eigene Bestätigungs-E-Mail. Bestehende Benutzer:innen wechseln beim Annehmen sofort in deine Organisation und behalten ihre anderen Organisationen.

Wer schon ein Konto hat, nimmt mit einem Klick an und behält seine anderen Organisationen.

Was dieser Screenshot zeigt

Ansicht

Einladung annehmen

Hervorgehoben

„Annehmen“: tritt der Organisation bei

Außerdem sichtbar

Organisation Hafenblick Feinkost GmbH; Rolle als „Accountant“ angezeigt; Button Ablehnen

Zweck

eingeladene Person mit bestehendem Konto

Der Rollenname auf der Karte zum Annehmen

Auf der Karte zum Annehmen steht das englische Wort „Accountant“. Überall sonst zeigt der comrce Hub dafür Partner. Es ist dieselbe Rolle.

Die vollständige Anleitung für eingeladene Personen findest du unter Einladungen annehmen.

Was du wissen solltest

Thema	Fakt
Gültigkeit	Siehe Was die Funktion macht. Erneutes Senden startet sie neu.
Rechtzeitig annehmen	Nach dem Öffnen des Links bleibt die Einladungsseite 15 Minuten nutzbar. Danach öffne den Link aus der E-Mail erneut.
Rollen	Mitglied oder Partner, nie Inhaber
Start-Berechtigungen	Die Voreinstellung der Rolle beim Annehmen. Danach passt du sie an.
Duplikate	Eine offene Einladung pro Adresse und Organisation
Ehemalige Mitglieder	Gelöschte Mitglieder lassen sich erneut einladen. Sie kommen mit der Voreinstellung der neuen Rolle zurück.
Was sich löschen lässt	Nur abgelaufene Einladungen
Nachvollziehbarkeit	Erstellte, erneut gesendete, gelöschte und angenommene Einladungen stehen in den Protokollen

Häufige Fragen

Allgemein

Wer kann Personen einladen?

Der Inhaber der Organisation und Mitglieder mit der Berechtigung Benutzer einladen. Weder die Voreinstellung für Mitglied noch die für Partner enthält sie. Für Teamleitungen schaltet der Inhaber sie im Tab des Mitglieds unter Benutzer ein.

Wie lange ist eine Einladung gültig?

Sieben Tage ab dem Versand oder dem letzten erneuten Senden. Danach funktioniert der Link nicht mehr, und das Ablaufdatum wird im Tab Ausstehende Einladungen rot. Sende die Einladung dort erneut, um sie neu zu starten.

Kann ich jemanden als Inhaber einladen?

Nein. Einladungen bieten nur Mitglied und Partner an. Eine Organisation hat genau einen Inhaber. Die Inhaberschaft wechselt nur durch eine Übertragung, die der aktuelle Inhaber im Tab Organisation startet.

Braucht die eingeladene Person ein comrce-Hub-Konto?

Nein. Ohne Konto zeigt die Einladungsseite ein kurzes Registrierungsformular. Mit Konto meldet sich die Person an, nimmt an und behält ihre anderen Organisationen.

Einrichtung

Welche Rolle sollte ich wählen?

Mitglied passt für eigene Mitarbeitende, die die Tools öffnen müssen. Partner ist für externe Partner wie Steuerbüros gedacht, die Organisations- und Abrechnungsdaten brauchen, aber nicht die Tools. Einzelne Berechtigungen passt du nach dem Beitritt an.

Kann ich mehrere Personen auf einmal einladen?

Nein. Der Einladungsdialog im Tab Benutzer nimmt jeweils eine E-Mail-Adresse. Schicke eine Einladung pro Person. Jede bekommt ihre eigene E-Mail und ihre eigene Gültigkeit.

Kann ich die Rolle einer offenen Einladung ändern?

Nein. Beim erneuten Senden bleibt die Rolle gleich. Hat die Person angenommen, änderst du die Rolle im Tab des Mitglieds. Oder lösche die Einladung nach dem Ablauf und lade mit der anderen Rolle neu ein.

Duplikate und Fehler

Warum sagt der comrce Hub, dass bereits eine aktive Einladung existiert?

Eine frühere Einladung an diese Adresse in deiner Organisation ist noch offen, auch wenn sie abgelaufen ist. Oder die Person ist schon Mitglied. Sende die frühere Einladung im Tab Ausstehende Einladungen erneut oder lösche sie. Oder suche die Person im Tab Benutzer.

Kann ich ein ehemaliges Mitglied erneut einladen?

Ja, wenn seine Mitgliedschaft gelöscht wurde. Es kommt mit der Voreinstellung der Rolle aus der neuen Einladung zurück, nicht mit den früheren Berechtigungen. Ein deaktiviertes Mitglied lässt sich nicht einladen. Aktiviere es stattdessen im Tab des Mitglieds.

Die Person sagt, der Link funktioniert nicht. Was soll ich tun?

Sende die Einladung im Tab Ausstehende Einladungen erneut. Bitte die Person, nur die neueste E-Mail zu nutzen. Ein älterer Link funktioniert nach dem erneuten Senden nicht mehr.

Aus Sicht der eingeladenen Person

Die eingeladene Person sieht eine Aufforderung zum Abmelden. Warum?

Sie ist mit einem anderen Konto angemeldet als mit der eingeladenen Adresse. Sie meldet sich mit dem Button auf der Karte ab und öffnet den Link erneut. Dann registriert sie sich mit der eingeladenen Adresse oder meldet sich damit an.

Muss das neue Mitglied seine E-Mail-Adresse bestätigen?

Nein. Konten aus einer Einladung haben eine bestätigte E-Mail-Adresse, weil die Person die Einladung an diese Adresse bekommen hat. Sie kann sich direkt nach der Registrierung anmelden.

Warum zeigt die Karte zum Annehmen einen anderen Rollennamen?

Auf der Karte zum Annehmen für bestehende Konten steht das englische Wort „Accountant“ statt der Rollenbezeichnung. Es ist dieselbe Rolle, die der comrce Hub sonst überall als Partner zeigt.

Was passiert, wenn die Person ablehnt?

Nichts ändert sich. Sie kehrt zum comrce Hub zurück, und die Einladung bleibt bis zum Ablauf offen. Bis dahin kann sie noch über die E-Mail annehmen.

Kann ein Partner Personen einladen?

Nur wenn der Inhaber für ihn Benutzer einladen einschaltet. Die Voreinstellung für Partner enthält diese Berechtigung nicht, genau wie die für Mitglied. Mit der Berechtigung sieht ein Partner den Einladungsbutton im Tab Benutzer.

Kann ich eine versehentlich gesendete Einladung zurücknehmen?

Nicht, solange sie gültig ist. Im Tab mit den offenen Einladungen lassen sich nur abgelaufene löschen. Tritt die Person in der Zwischenzeit bei, löschst du ihre Mitgliedschaft im Tab des Mitglieds. Sonst löschst du die Einladung nach ihrem Ablauf.

Wo es angezeigt wird

Warum erscheint die eingeladene Person nicht in der Benutzerliste?

Personen erscheinen erst nach dem Annehmen im Tab Benutzer. Bis dahin findest du sie unter Ausstehende Einladungen. Dort zeigt die Zeile, wann ihre Einladung abläuft.

Wo sehe ich, wer wen eingeladen hat?

In den Protokollen nennt das Ereignis zu einer erstellten Einladung die eingeladene Adresse, die Rolle und den Ablauf. Außerdem steht dort die E-Mail-Adresse der Person, die sie verschickt hat.

Daten und Datenschutz

Was steht in der Einladungs-E-Mail?

Die Einladung geht an die Adresse, die du eingegeben hast. Sie enthält einen persönlichen Link zum Beitritt. Außerdem nennt sie die Organisation und die Person, die eingeladen hat.

Was passiert mit den Daten einer abgelaufenen Einladung?

Eine abgelaufene Einladung bleibt im Tab Ausstehende Einladungen, bis du sie löschst oder erneut sendest. Löschen entfernt sie endgültig. Erstellung und Löschung bleiben in den Protokollen.

Fehlerbehebung

Symptom	Was du prüfen solltest
Der Einladungsbutton fehlt	Dir fehlt Benutzer einladen. Frage den Inhaber.
Für diesen Benutzer existiert bereits eine aktive Einladung	Es gibt eine offene Einladung, vielleicht eine abgelaufene unter Ausstehende Einladungen. Oder die Person ist Mitglied.
Ungültige E-Mail-Adresse	Prüfe die Adresse auf Tippfehler, Leerzeichen und Buchstaben mit Akzent wie ä oder é.
Die E-Mail kam nie an	Bitte die Person, im Spam nachzusehen, und sende die Einladung erneut.
Der Link zeigt Einladung abgelaufen.	Sende die Einladung erneut.
Der Link zeigt Einladung nicht gefunden oder abgelaufen.	Die Einladung wurde erneut gesendet, gelöscht oder schon angenommen. Nutze die neueste E-Mail oder schicke eine neue Einladung.
Die Person sieht Bitte melde dich ab	Sie ist mit einem anderen Konto angemeldet. Sie meldet sich ab und öffnet den Link erneut.
Die Seite fordert zum Abmelden auf, obwohl die Adresse stimmt	Prüfe Groß- und Kleinschreibung. Eingeladene und angemeldete Adresse müssen genau gleich geschrieben sein.
Die Person ist beigetreten, ihr fehlt aber eine Berechtigung	Sie hat die Voreinstellung der Rolle bekommen. Passe die Schalter im Tab des Mitglieds an.
Das neue Ablaufdatum erscheint nach dem erneuten Senden nicht	Warte auf die automatische Aktualisierung der Liste oder öffne den Tab neu.

Kommst du nicht weiter?

Wende dich an den Support. Nenne die eingeladene E-Mail-Adresse und den Zeitpunkt des Versands. Der Support sieht den Stand der Einladung und die Einträge in den Protokollen.

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